Patrimoine

La gestion des véhicules

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Publié le 14 juin 2017

Comment gérer les véhicules mis à disposition des salariés ?

De nombreuses entreprises disposent d'un ou de plusieurs véhicules qu'ils utilisent pour exercer leur activité. Dans la plupart des cas, il s'agit de véhicules qu'ils acquièrent et mettent à disposition de leur dirigeant et de leurs salariés. À ce titre, les professionnels libéraux se doivent de connaître les règles, en particulier fiscales, à prendre en compte lors de l'acquisition d'un nouveau véhicule et, plus largement, les diverses dispositions qui trouvent à s'appliquer dans la gestion au quotidien de ces véhicules.

Déduction des frais d'achat et de fonctionnement

Premier point important à maîtriser en termes de fiscalité : les frais d'achat des véhicules sont déductibles du résultat imposable.

Ainsi, lorsque votre entreprise acquiert un véhicule, elle peut, en principe, l'amortir en mode linéaire sur 5 ans. Sachant toutefois que pour les voitures particulières, la déduction fiscale de l'amortissement est exclue pour la fraction du prix d'acquisition supérieure à 18 300 €. Ce plafond tombant à 9 900 € pour les voitures les plus polluantes, mais remontant à 20 300 € pour les voitures hybrides rechargeables et à 30 000 € pour les voitures électriques. Les voitures indispensables à l'activité (auto-écoles, ambulances...) ne sont, en revanche, pas concernées par cette limitation. Et attention, les voitures utilisées par les professionnels de santé (médecins, infirmiers ...) pour leurs déplacements professionnels sont, eux, soumis à la limitation.

Quant aux charges de fonctionnement, telles que les dépenses d'entretien, de carburant, de réparation ou d'assurance, elles sont déductibles sans limitation, et ce pour tous les véhicules, dès lors qu'elles sont engagées dans l'intérêt de l’entreprise.

Déduction de la tva

De même, vous n'êtes pas sans savoir que la TVA sur le prix d'acquisition et sur les frais d'entretien et de réparation de certains véhicules est récupérable. Tel est le cas pour les véhicules utilitaires (camion, camionnette ...), mais malheureusement pas pour les voitures particulières, sauf exceptions (véhicules sanitaires légers, auto-écoles ...).

Concernant la TVA sur le carburant, si elle est déductible en totalité pour les véhicules utilitaires fonctionnant au gazole ou au superéthanol E85, elle n'est récupérable qu'à hauteur de 80 % lorsqu'il s'agit de voitures particulières. En revanche, quel que soit le type de véhicule, la TVA est déductible à hauteur de 100 % pour le GPL, le GNV ou l'électricité. À noter que jusqu'à présent, la TVA sur l'essence n'était jamais récupérable. Mais par souci de neutralité, le régime fiscal de l'essence sera progressivement (sur 5 ans) aligné sur celui du gazole. Ainsi, en 2017, la TVA sur l'essence consommée par les voitures particulières devient déductible à hauteur de 10 %.

Taxe sur les véhicules de sociétés

Fiscalité toujours, les sociétés doivent, chaque année, acquitter la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) à raison des voitures particulières qu'elles utilisent et possèdent en France, sauf exceptions (auto-écoles, par exemple).

Deux composantes étant prises en compte dans le calcul de cette taxe, les émissions de CO2 ou les chevaux fiscaux du véhicule d'une part, le carburant utilisé d'autre part. Les véhicules utilitaires sont, quant à eux, exclus de la TVS.

Avantages fiscaux des véhicules « propres »

On l'a vu, le plafond de déduction fiscale de l'amortissement est revalorisé pour les voitures hybrides rechargeables et les voitures électriques. Si vous envisagez d'acquérir un véhicule pour votre entreprise, vous avez donc peut-être intérêt à faire le choix d'un véhicule non polluant.

Autre avantage, les véhicules hybrides et ceux combinant l'essence à du GNV ou à du GPL émettant moins de 110 g de CO2/km sont exonérés de la 1ère composante de la TVS pendant 8 trimestres tandis que les véhicules électriques sont exonérés de façon permanente de la 2nd composante. Enfin, un bonus peut être versé à l'acheteur d'un véhicule neuf propre.

Infractions au code de la route

Dans un tout autre registre, vous savez qu'il appartient au salarié d'assumer les conséquences des infractions au Code de la route qu'il commet au volant d'un véhicule de l’entreprise. Mais attention, lorsqu'il n'est pas interpellé, c'est vous, en tant qu'employeur, qui recevez l'avis de contravention.
Dans cette situation, si la carte grise du véhicule est établie au nom de la société, vous devez transmettre à l'administration l'identité du salarié. Cette formalité vous incombe dès lors qu'un salarié a commis l'une des onze infractions listées par la loi parmi lesquelles figurent les excès de vitesse. Et attention, à défaut de remplir cette obligation, vous êtes passible d'une amende pouvant s'élever à 750 € (3 750 € pour une société).

Quid du retrait de permis ?

Un retrait de permis de conduire ne peut justifier le licenciement disciplinaire d'un salarié que s'il est consécutif à une infraction commise pendant le temps de travail et révélant un manquement à ses obligations contractuelles (conduite en état d'ivresse, notamment).

Accident de la route : quelle responsabilité pour le salarié ?

Lorsqu'un accident de la circulation implique un véhicule de l’entreprise, le salarié qui le conduisait ne saurait être tenu de supporter le coût des réparations ou de la franchise d'assurance. Et ce, même s'il a commis une erreur de conduite.

En effet, seule une faute lourde du salarié, c'est-à-dire commise avec l'intention de nuire à son employeur, est susceptible d'engager sa responsabilité pécuniaire.

Assurance des véhicules

Autre contrainte, comme tout un chacun, les entreprises ont évidemment l'obligation d'assurer leurs véhicules pour couvrir les dommages causés aux tiers. En revanche, cette assurance, dite « responsabilité civile », ne couvre ni le conducteur, ni le responsable de l'accident, ni les dégâts subis par le véhicule assuré.

Le professionnel libéral qui souhaite bénéficier d'autres garanties en cas d'accident dans lequel l'un de ses véhicules serait impliqué (indemnisation du conducteur, dégâts subis par le véhicule, assistance juridique, remorquage ...) devra donc opter pour une assurance« tous risques ».

Étant précisé que les véhicules de l’entreprise peuvent être assurés un à un ou de manière groupée dans le cadre d'un contrat de flotte. Ce dernier type de contrat, proposé au-delà de trois véhicules, permettant de simplifier la gestion de la couverture assurantielle.

Usage privé d'un véhicule de fonction: quelles conséquences ?

La possibilité pour un salarié d'utiliser un véhicule de fonction à des fins personnelles en dehors de son temps de travail constitue un avantage en nature. Cet avantage est donc soumis à l'Impôt sur le revenu côté salarié mais également aux cotisations sociales salariales et patronales. A ce titre, il doit obligatoirement figurer sur les feuilles de paie remises au salarié.

Et l'utilisation du véhicule personnel ?

Enfin, dernier point, lorsque les salariés et les dirigeants utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, les frais qu'ils engagent à ce titre peuvent être remboursés par l’entreprise selon les barèmes publiés par l'administration fiscale.

Ces indemnités sont alors exonérées d'impôt sur le revenu et de charges sociales. Sachant que les véhicules personnels sont soumis à la TVS lorsque le kilométrage remboursé par la société excède 15 000 km.

Et attention, très souvent, quand un salarié utilise son propre véhicule pour effectuer ponctuellement des déplacements professionnels, il n'est pas assuré pour couvrir les risques qui en découlent. Aussi l’entreprise doit-elle prendre soin de souscrire un contrat" auto-mission " qui viendra se substituer au contrat d'assurance du collaborateur dans cette situation.