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Comment assurer la conservation de ses documents comptables ?

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Publié le 21 mai 2021

Conservation des documents comptables : comment s'y prendre ?

Tout document comptable émis par une entreprise doit être conservé pendant une durée minimale fixée par la loi. Vous souhaitez connaître la durée de conservation de vos documents comptables ? Vous voulez simplifier l’archivage de vos documents ? Les experts Cerfrance Brocéliande répondent à vos interrogations et vous présentent la nouvelle application MyKineXo qui vous aidera à structurer et valoriser votre patrimoine documentaire.

Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?

En France, la conservation des documents comptables obéit à une réglementation stricte qu’il convient de respecter sous peine de s’exposer à de lourdes sanctions. Pour les pièces de comptabilité, le Code du Commerce prévoit un délai de conservation minimal de 10 ans. 3 types de documents sont concernés :

  • les livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) – 10 ans de conservation à compter de la clôture du livre (le livre d’inventaire n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016) ;
  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) – 10 ans de conservation à partir de la clôture de l’exercice comptable ;
  • les pièces justificatives (bon de commande, de réception et de livraison, facture) – 10 ans de conservation dans leur version originale à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Bon à savoir : la loi n’impose pas de durée de conservation maximale pour les documents comptables. L’entreprise est donc en droit d’archiver ses pièces au-delà d’une période de 10 ans, sous réserve qu’elles ne contiennent aucune donnée personnelle. 

Comment conserver les documents comptables de son entreprise ?

Si la loi impose aux entreprises un délai de conservation minimal, elle ne réglemente pas le mode d’archivage des documents comptables. Certains professionnels optent donc encore pour la solution « papier » tandis que d’autres font désormais le choix de la voie électronique. 

Pourquoi privilégier le mode d’archivage numérique ? 

La solution dématérialisée présente aujourd’hui de nombreux avantages pour les entreprises : 

  • diminution des risques de perte ou de dégradation des documents ;
  • accès simple et rapide aux documents comptables ;
  • partage simplifié des documents ;
  • sécurisation optimale des pièces comptables ;
  • préparation à la transition digitale demandée aux entreprises.

Les entreprises qui souhaitent digitaliser la conservation de leurs documents de comptabilité peuvent aujourd’hui bénéficier de services de stockage en ligne. Ceci est à l’image de la nouvelle application MyKineXo permettant à chaque professionnel de posséder un bureau digital sécurisé pour gérer de manière simplifiée son patrimoine documentaire. 

Ces plateformes sécurisées sont conçues comme des coffres-forts numériques dotés d’un système complet de sauvegarde et adaptés aux obligations légales de conservation des documents des entreprises. Pour rappel, les copies numériques des pièces justificatives (comme les factures) doivent remplir un certain nombre de conditions pour avoir la même valeur que les pièces originales. Le procédé de numérisation doit notamment garantir l’intégrité de la copie avec une empreinte électronique.

Simplifiez la conservation de vos documents comptables 

L’application MyKineXo permet aux entreprises de conserver leurs documents comptables dans les règles et simplifie la réalisation de leurs diverses opérations d’archivage. Véritable coffre-fort digital, elle est en mesure de numériser toutes les pièces comptables et de les conserver de manière sécurisée selon la législation encadrant la numérisation et la conservation des documents professionnels. 

Les avantages de l’application MyKineXo : 

  • conservation simplifiée des documents comptables respectant les obligations légales ;
  • gain de place dans vos locaux d’entreprise ;
  • augmentation de la valeur de l’entreprise grâce à un patrimoine documentaire structuré ;
  • facilité d’accès et simplicité d’archivage ;
  • simplification du partage des documents entre collaborateurs et experts-comptables.

Les experts Cerfrance Brocéliande sont à vos côtés pour vous aider à gérer les opérations liées à la conservation des documents comptables de votre entreprise dans les départements du Morbihan (56) et de l’Ille-et-Vilaine (35).